공문서(정부문서) 작성방법_행정업무운영편람,청와대보고서작성법
목차
1. 숫자 등의 표시 방법
1.1. 숫자
아라비아 숫자로 쓴다.
1.2. 날짜
숫자로 표기하되 연, 월, 일의 글자는 생략하고 그 자리에 마침표를 찍어 표시한다. 월, 일 표기 시 ‘0’은 표기하지 않는다.
<예시1> 2021.12.12. (×) → 2021.ˇ12.ˇ12. (○) : 한 타 띄우고 표기
<예시2> 1985.09.06. (×) → 1985.ˇ9.ˇ6. (○) : ‘0’은 표기하지 않음
1.3. 시간
시·분은 24시각제에 따라 숫자로 표기하되, 시·분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점( : )을 찍어 구분한다.
<예시> 오후 3시 20분(×) → 15:20(○), 오전 7시 9분(×) → 07:09(○)
1.4. 금액
금액을 표시할 때에는 아라비아 숫자로 쓰되, 숫자 다음에 괄호를 하고 한글로 기재한다.
<예시> 금113,560원(금일십일만삼천오백육십원)
1.5. 전화번호
전화번호( ), 팩스번호( ) : 전화번호와 팩스번호를 각각 기재하되, ( )안에는 지역번호를 기재한다.
<예시> 전화번호(02)1234-1234
■ 행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정[시행 2021. 1. 5.] [대통령령 제31380호, 2021. 1. 5., 타법개정]
| 제7조(문서 작성의 일반원칙) ① 문서는 「국어기본법」 제3조제3호에 따른 어문규범에 맞게 한글로 작성하되, 뜻을 정확하게 전달하기 위하여 필요한 경우에는 괄호 안에 한자나 그 밖의 외국어를 함께 적을 수 있으며, 특별한 사유가 없으면 가로로 쓴다. ② 문서의 내용은 간결하고 명확하게 표현하고 일반화되지 않은 약어와 전문용어 등의 사용을 피하여 이해하기 쉽게 작성하여야 한다. ③ 문서에는 음성정보나 영상정보 등이 수록되거나 연계된 바코드 등을 표기할 수 있다. ④ 문서에 쓰는 숫자는 특별한 사유가 없으면 아라비아 숫자를 쓴다. ⑤ 문서에 쓰는 날짜는 숫자로 표기하되, 연ㆍ월ㆍ일의 글자는 생략하고 그 자리에 온점을 찍어 표시하며, 시ㆍ분은 24시각제에 따라 숫자로 표기하되, 시ㆍ분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점을 찍어 구분한다. 다만, 특별한 사유가 있으면 다른 방법으로 표시할 수 있다. ⑥ 문서 작성에 사용하는 용지는 특별한 사유가 없으면 가로 210밀리미터, 세로 297밀리미터의 직사각형 용지로 한다. ⑦ 제1항부터 제6항까지에서 규정한 사항 외에 문서 작성에 필요한 사항은 행정안전부령으로 정한다. <개정 2013. 3. 23., 2014. 11. 19., 2017. 7. 26.> |
■ 행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정 시행규칙[시행 2021. 9. 7.] [행정안전부령 제274호, 2021. 9. 7., 타법개정]
| 제2조(공문서 작성의 일반원칙) ②문서에 금액을 표시할 때에는 「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」(이하 “영”이라 한다) 제7조제4항에 따라 아라비아 숫자로 쓰되, 숫자 다음에 괄호를 하고 다음과 같이 한글로 적어야 한다. <개정 2016. 7. 11.> (예시) 금113,560원(금일십일만삼천오백육십원) |
2. 항목의 구분
2.1. 항목의 표시
□, ㅇ, -, · 등으로 구분한다.
2.1. 표시위치 및 띄우기
가) 첫째 항목기호는 왼쪽 기본선에서 시작한다.
나) 둘째 항목부터는 바로 위 항목 위치에서 오른쪽으로 2타씩 옮겨 시작한다.
다) 항목이 두 줄 이상인 경우에 둘째 줄부터는 항목 내용의 첫 글자에 맞추어 정렬함이 원칙이나, 왼쪽 기본선에서 시작하여도 무방하다. 단, 하나의 문서에서는 동일한 형식(첫 글자 또는 왼쪽 기본선)으로 정렬한다.
<예시1> 항목 내용의 첫 글자에 맞춘 경우
| 제목ˇˇㅇㅇㅇㅇㅇ 1.ˇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇ ˇˇˇㅇㅇㅇㅇㅇㅇ 2.ˇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇ ˇˇˇㅇㅇㅇㅇㅇㅇ |
<예시2> 왼쪽 기본선에서 시작하는 경우
| 제목ˇˇㅇㅇㅇㅇㅇ 1.ˇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇ ㅇㅇㅇㅇㅇㅇ 2.ˇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇㅇ ㅇㅇㅇㅇㅇㅇ |
라) 항목기호와 그 항목의 내용 사이에는 1타를 띄운다.
마) 항목이 하나만 있는 경우 항목기호를 부여하지 아니한다.
■ 행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정 시행규칙[시행 2021. 9. 7.] [행정안전부령 제274호, 2021. 9. 7., 타법개정]
| ① 공문서(이하 “문서”라 한다)의 내용을 둘 이상의 항목으로 구분할 필요가 있으면 그 항목을 순서(항목 구분이 숫자인 경우에는 오름차순, 한글인 경우에는 가나다순을 말한다)대로 표시하되, 상위 항목부터 하위 항목까지 1., 가., 1), 가), (1), (가), ⓛ, ㉮의 형태로 표시한다. 다만, 필요한 경우에는 □, ○, -, ㆍ 등과 같은 특수한 기호로 표시할 수 있다. |
2.3. 하나의 본문 아래 항목 구분
하나의 본문에 이어서 항목이 나오는 경우에 항목의 순서 및 띄어쓰기는 다음 요령에 따른다.
가) 첫째 항목은 1., 2., 3., ... 등부터 시작한다. (둘째 항목: 가., 나....)
나) 첫째 항목은 왼쪽 기본선부터 시작한다.
<예시>
| 제목ˇˇ공문서 작성방법 공문서 작성을 하는 방법은 이렇게 저렇게 요렇게 작성하면 좋습니다. 1.ˇ일시:ˇ2023.ˇ12.ˇ6. 2.ˇ장소:ˇ한강 3.ˇ참석대상:ˇ대한민국 시민 |
3. 수신자 표시 방법
3.1. 수신자가 1명일 때
수신란에 받는사람의 성명을 먼저 쓰고 이어서 ( )안에 우편번호와 도로명주소를 쓴다.
<예시>
수신 ○○○ (우30116 세종특별자치시 한누리대로 411)
3.2. 수신자가 다수일 때
수신자가 많아 본문의 내용을 기재할 난이 줄어들어 본문의 내용을 첫 장에서 파악하기 곤란한 경우에는 두문의 수신란에 “수신자 참조”라고 쓰고, 결문의 발신명의 다음 줄의 왼쪽 기본선에 맞추어 수신자란을 따로 설치하여 수신자명을 표시한다.
<예시>
(두문) 수 신 수신자 참조(문서관리업무담당과장)
(결문) 수신자 기획재정부장관, 교육부장관, ……………
4. 첨부물의 표시
문서에 서식·유가증권·참고서류, 그 밖의 문서나 물품이 첨부되는 때에는 본문이 끝난 줄 다음에 “붙임”의 표시를 하고 첨부물의 명칭과 수량을 쓰되 (예시1), 첨부물이 두 가지 이상인 때에는 항목을 구분하여 표시한다. (예시2)
<예시1>
| (본문)………………………………… 주시기 바랍니다. 붙임ˇˇㅇㅇㅇ계획서 1부.ˇˇ끝. |
<예시2>
| (본문)………………………………… 주시기 바랍니다. (한줄 띄우기) 붙임ˇˇ1.ˇㅇㅇㅇ계획서ˇ1부. 2.ˇㅇㅇㅇ보고서ˇ1부.ˇˇ끝. |
5. 문서의 "끝" 표시
가) 본문 내용의 마지막 글자에서 한 글자(2타) 띄우고 “끝” 표시를 한다.
<예시>
…… 주시기 바랍니다.ˇˇ끝.
나) 첨부물이 있으면 붙임 표시문 다음에 한 글자(2타) 띄우고 표시한다.
<예시>
붙임 1. 서식승인 목록 1부.
2. 승인서식 2부.ˇˇ끝.
다) 본문 또는 붙임 표시문이 오른쪽 한계선에서 끝났을 경우에는 그 다음 줄의 왼쪽 기본선에서 한 글자(2타) 띄우고 “끝” 표시를 한다.
<예시>
(본문 내용) ………………………………… 주시기 바랍니다.
ˇˇ끝.
라) 본문이 표로 끝나는 경우
(1) 표의 마지막 칸까지 작성되는 경우: 표 아래 왼쪽 기본선에서 한 글자
띄우고 “끝” 표시
<예시>
참고자료
행정업무운영 편람(2020) 참조
행정업무운영 편람(2020) 참조